Lubisz czytać formalne, wyniosłe pisma, których zrozumienie kosztuje cię mnóstwo czasu i energii? Jeśli, tak jak większość osób, nie przepadasz za taką formą komunikacji, to.. ty również nie twórz treści w podobny sposób. Wiem, łatwo się mówi. Być może jest tak, że nie do końca zdajesz sobie sprawę (ja też o tym kiedyś nie wiedziałam!), jak odbierane są komunikaty, które kierujesz do swoich odbiorców. Pokażę ci dziś, jak w łatwy sposób możesz sprawdzić, czy twój tekst jest prosty w odbiorze.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • po co upraszczać komunikację,
  • w jaki sposób to zrobić,
  • i co ma z tym wspólnego empatia?

Po co upraszczać komunikację?

W świecie, w którym wszystko walczy o naszą uwagę, a stery nad naszym życiem próbuje przejąć żądza posiadania, trendy związane z minimalizmem znajdują coraz szersze zastosowanie. Minimalizm w szafie, w kuchni, w życiu… to już nie moda, a globalny trend, który rozprzestrzenia się szybciej niż viral z tańczącą Magdą Gessler. W przeciwieństwie jednak do filmu z zarzucającą lokiem Magdą, jest to trend bardzo potrzebny i wartościowy.

Fundamentalną korzyścią, jaką niesie ze sobą minimalizm w komunikacji jest to, że proste komunikaty zmniejszają czas potrzebny na zapoznanie się z tekstem, a tym samym budzą pozytywne emocje w odbiorcach. Coraz więcej organizacji, urzędów, firm i banków w Polce dostrzega potrzebę upraszczania swoich pism i decyduje się pisać do klientów prosto.

Co to jednak znaczy te “prosto”? Prosty tekst przede wszystkim charakteryzuje się nastawieniem na budowanie trwałych relacji z odbiorcą – nie zawiera więc branżowych, trudnych sformułowań, których przeciętny czytelnik mógłby nie zrozumieć. Jest łatwy w odbiorze, przyjazny i niezwykle skuteczny, ponieważ czytelnik po zapoznaniu się z nim wie, co ma zrobić. Tekst, który napiszemy w prosty sposób sprawi, że nasz odbiorca poczuje się po prostu komfortowo.

Jak upraszczać komunikację

Bez empatii nie ma upraszczania

Lubimy sobie wyobrażać, że wszyscy wokół nas rozumieją i dokładnie wiedzą, co mamy na myśli mówiąc lub pisząc. Zazwyczaj wygląda to jednak zupełnie inaczej..ile razy rozmawiałeś z kimś i czułeś, że druga osoba pomimo wkładanego wysiłku za nic w świecie nie potrafi pojąć o czym ty do niej mówisz? Lub odwrotnie – ktoś próbował ci wyjaśnić coś, co wydawało mu się takie proste, że aż śmieszne, ale tobie do śmiechu nie było wcale…

Upraszczanie komunikacji to droga wyboista i trudna. Będzie wymagała zrewidowania twojego punktu widzenia, ogromnej dawki empatii i pełnego zrozumienia drugiego człowieka – twojego odbiorcy.

Empatia oznacza podważenie przyjętych z góry założeń i odłożenia na bok przeświadczenia, że to, co uważasz za prawdziwe, jest prawdziwe, aby dowiedzieć się, co tak naprawdę jest prawdziwe.

T. Kelley, D. Kelley “Twórcza odwaga. Otwórz się na Design Thinking”

Jeżeli jednak zależy ci na tym, aby odbiorcy nie mieli żadnych wątpliwości w zrozumieniu twojego przekazu, nie wahaj się. Obserwuj ich reakcje, spróbuj zidentyfikować i zrozumieć ich ukryte potrzeby. Spójrz na swój tekst oczami swoich czytelników i dostosuj do nich swój styl komunikacji. Zapomnij, że to twór, który wyszedł spod twojego pióra (a raczej klawiatury) i że jesteś ekspertem w danej dziedzinie. Poczuj się jak osoba, która czyta twoje artykuły, ponieważ chce się czegoś od ciebie dowiedzieć. Staraj się jasno i przyjaźnie tłumaczyć, bądź dla niej wyrozumiały.

Upraszczanie w 5 krokach

Oto 5 kroków, po zastosowaniu których twój tekst będzie przyjazny i zrozumiały nawet dla laika. Do dzieła!

Po pierwsze – empatia! Już na etapie konstrukcji komunikatów pytaj znajomych, czy rozumieją o czym piszesz i czy jest to dla nich jasne. Jeżeli nie jesteś w stanie przeczytać tekstu drugiej osobie, sam wczuj się w rolę odbiorcy. Przeczytaj na głos komunikat, a następnie powtórz go “swoimi słowami”. Widzisz różnicę? Oznacza to, że twój tekst był zbyt skomplikowany. Uprość go.

Po drugie – unikaj skomplikowanego i specjalistycznego słownictwa. Treści o charakterze branżowym są trudniejsze w zrozumieniu i rodzą dystans pomiędzy tobą a czytelnikiem. Usuń każde słowo ze swojego tekstu, które cechuje się znajomością branży, o której twój odbiorca może nie mieć pojęcia.

Po trzecie – staraj się nie upychać w jednym zdaniu wszystkiego, co chcesz przekazać. Skup się na najważniejszym przekazie. Wyjaśnij go w jak najprostszy sposób. Kolejne zdanie nic nowego nie wnosi? Delete.

Po czwarte – twórz krótsze zdania. Im dłuższe zdanie, tym trudniejsze w zrozumieniu. Sprawdź na jakim poziomie mglistości języka jest twój tekst. Użyj do tej oceny narzędzi: https://jasnopis.pl/ lub http://www.logios.pl/ .

Po piąte – pozbądź się niepotrzebnych słów, czyli wszelkich banałów, przydługich wstępów, zbyt szczegółowych opisów, własnych niekończących się przemyśleń i dywagacji, strony biernej oraz powtórzeń. Szanuj czas i inteligencję swojego czytelnika.

I na koniec pamiętaj, że prosto nie znaczy prostacko. Pisz więc w sposób prosty, ale w najwyższym stopniu elegancji. Prosta komunikacja nie zwalnia cię z obowiązku pisania poprawną polszczyzną. Twój tekst, poza tym, że powinien być łatwy w odbiorze, musi być też estetyczny i poprawny.

Trudne teksty zniechęcają i odstraszają. Dzięki ich uproszczeniu i dostosowaniu do odbiorcy, możliwe staje się zbudowanie silnej, partnerskiej relacji. Zadowolenie twojego odbiorcy jest przecież najważniejsze. A więc, upraszczaj komunikację, bo upraszczanie robi RÓŻNICĘ 🙂

Write A Comment