Chcesz poznać najważniejsze zasady prostego języka? A może chcesz wdrożyć je wdrożyć w swojej komunikacji, ale nie wiesz od czego zacząć? Zapraszam Cię do artykułu, a wszystko stanie się…proste! 🙂
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest prosty język,
- jakie są najważniejsze zasady prostego języka,
- jak szybko je wdrożyć.
Czym jest prosty język?
O języku trzech pach oraz minimalizmie językowym pisałam już w moich poprzednich artykułach, do których gorąco Cię zapraszam. Przypomnę więc tylko, że prosty język to standard pisania i myślenia, który pozwala:
- oszczędzać czas – zarówno autora jak i odbiorcy,
- budować pozytywne relacje autora z czytelnikiem,
- komunikować się jasno, skutecznie i efektywnie.
Zasady prostego języka powstały po to, aby ułatwić nam komunikację, uporządkować myśli i oszczędzić czas. Stosując je, zwiększysz skuteczność i transparentność swoich komunikatów, a także budujesz i wzmacniasz relację z odbiorcą.
Oczywiście, nie każdy z nas jest gotowy na to, aby wszystkie zasady stosować na co dzień. Jeżeli jednak zależy Ci na tym, aby zaoszczędzić irytacji swoim odbiorcom, nie zaszkodzi, jeśli je sobie przyswoisz 🙂
Poznaj 6 zasad prostego języka
Zasad prostego języka jest oczywiście dużo więcej. Wypracowane zostały przez badaczy z Pracowni Prostego Języka i wdrażane są dzisiaj w większości polskich urzędów, firm czy banków. Ja przybliżę Ci dziś te, które osobiście uważam za najważniejsze oraz uniwersalne.
Skracaj zdania
Pomyśl tylko – ile razy zdarzyło Ci się czytać jakieś zdanie kilka razy, bo było tak długie i zawiłe, że ciężko Ci było od razu je zrozumieć… Czy nie lepiej czyta się zdania, które są krótkie – zawierają jedną myśl i jedno orzeczenie?
Dodaj mocy swoim zdaniom! Zdania, które zawierają do 20 słów czyta się szybciej i energiczniej. Od razu rozumiemy ich sens, nie wywołują więc rozdrażnienia i irytacji.
Zadbaj o modułową architekturę
Treść dobrze sformatowana nie tylko lepiej wgląda, ale i staje się lżejsza w odbiorze. Dziel tekst na mniejsze fragmenty, pogrubiaj ważne informacje, wpuszczaj dużo światła.
Stosuj też atrakcyjne dla oka i szybkie w lekturze wyliczenia.
Jeżeli Twój tekst jest bardziej formalny, dane osobowe odbiorcy wraz z kontaktem do Ciebie przenieś do metryczki (wyodrębniona górna część pisma, pogrubiona lub pisana większym fontem).
Wyobraź sobie, że tekst, który przygotowujesz, odbiorca zaledwie muśnie wzrokiem. Zadbaj więc o jego szatę graficzną – uatrakcyjnij go wizualnie i przedstaw jak najprzejrzyściej.
Human 2 Human
Oto jedna z najważniejszych zasad prostego języka – jak najczęściej zwracaj się w tekście do swojego odbiorcy! Unikaj strony biernej (coś zostało zrobione, przygotowane, opłacone itp.) rzeczowników udających czasowniki (nieopłacenie, nieprzygotowanie, wykonanie itp.)
Pisz wprost – Ty zrobiłaś, Ty nie przygotowałeś, Pan opłacił itp. Dzięki temu skracasz dystans pomiędzy Tobą a czytelnikiem, ale też skupiasz jego uwagę.
Pamiętaj też o tym, aby w tekście eksponować siebie – jak ognia unikaj konstrukcji trzecioosobowych. Dlaczego to tak ważne? Jeżeli nie ujawniasz się w komunikacji, budujesz przewagę nad czytelnikiem i zwiększasz dystans. “Przygotowałam dla Państwa krótką prezentację” brzmi lepiej niż “na spotkanie przygotowano krótką prezentację“.
Dziel tekst na akapity
Krótkie formy czyta się łatwiej i przyjemniej, niż ciągnące się w nieskończoność zbite bloki tekstu. Czytelnik szybciej zapoznaje się z treścią, która jest podzielona na kilka mniejszych kawałków.
Dzięki temu, że ma przed sobą małe odcinki tekstu, a nie jeden ciągnący się blok tekstu, nie zniechęca się do dalszej lektury. Ma to znaczenie zwłaszcza w sytuacji, gdy odbiorca czyta tekst na smartfonie – a ten coraz częściej zastępuje nam tablet czy laptop podczas przeglądania Internetu.
Najważniejsze na początku
Wal prosto z mostu! Już w pierwszym zdaniu mejla lub pisma umieść informację, jakiej oczekuje Twój odbiorca. Udziel odpowiedzi na jego pytanie lub streść zawartość komunikatu.
Stwórz zdanie wprowadzające, które będzie spojrzeniem z lotu ptaka na całą treść. Jeśli możesz, wypunktuj najistotniejsze zagadnienia, które zamierzasz poruszyć w dalszej części.
Stosuj naturalną gramatykę
Pisz stylem konwersacyjnym, czyli takim, do którego wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni. Staraj się nie stosować strony biernej, branżowych czy urzędowych wtrąceń, zapychaczy czy imiesłowów.
W zamian pamiętaj o czasownikach – to najbardziej dynamiczna część mowy.
Staraj się, aby w jednym zdaniu znalazła się jedna myśl. Pamiętaj o naturalnej konstrukcji zdania: podmiot+orzeczenie+dopełenienie. Pisz po prostu językiem, jakim posługujesz się na co dzień w rozmowach.
Jak zacząć stosować zasady prostego języka?
Zasady zasadami, ale jak zacząć je wdrażać w codziennej komunikacji? O czego w ogóle zacząć??
Najważniejsze jest tu Twoje nastawienie – jeśli jesteś przekonany_przekonana do prostego stylu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zacząć od razu. Istotna jest też Twoja świadomość, że dzięki prostej komunikacji jesteś w stanie nawiązać lepsze relacje, zdobyć szacunek odbiorcy i lojalność. To naprawdę dobra inwestycja!
Jeśli prosty język, to coś, co wiesz na pewno, że chcesz wdrożyć, ale nie wiesz od czego zacząć, pamiętaj: dynamika, zwięzłość i konkret to Twoi sprzymierzeńcy. Jeśli zapamiętasz tylko (lub aż) tyle, będzie super!
Nie zaszkodzi też, jeśli zaczniesz zwracać się bezpośrednio do swojego odbiorcy – (zasada H2H). Ujawniaj się! Nie bądź anonimowa_anonimowy – to ważne, aby czytelnik czuł, że po drugiej stronie też jest człowiek.
Dbaj o naturalny, konwersacyjny ton wypowiedzi, skracaj zdania. Na koniec spójrz na swój tekst jak na stronę internetową – podziel długie akapity na mniejsze, dodaj tam gdzie trzeba wypunktowania i dorzuć nagłówki. Gotowe! 🙂
