Wszyscy je piszemy – stanowią część naszej codzienności. Nie raz jednak nachodzą nas pewne wątpliwości….jak się przywitać? Jak pożegnać? Czy “Witam” i “Pozdrawiam” to na pewno najlepszy sposób? Czytaj dalej, a wszystko stanie się jasne 🙂

E-mail czy mejl? A może mail?

Jak napisać mejla? A może maila? E-maila?… Zacznijmy od poprawnej pisowni tego słowa. Sam wyraz mail w języku angielskim oznacza pocztę tradycyjną. E-mail to natomiast wiadomość przesłana pocztą elektroniczną. A więc dodatek “e-” powoduje, że rozmówca odróżnia pocztę tradycyjną od elektronicznej. Staraj się więc nie pisać mail. Jeśli chcesz te słowo “spolszczyć”, pisz – tak jak słyszysz – mejl. Jeśli nie, stosuj oryginalną pisownię – e-mail.

Temat

Temat jest niezwykle istotnym elementem mejla. Dzięki niemu Twój czytelnik szybko odnajdzie Twoją wiadomość w skrzynce, nawet po kilku miesiącach. Konstruując go, streść przedmiot wiadomości w kilku prostych słowach.

Przywitanie

W zależności od tego, z kim piszesz, stosuj inną formę przywitania. W formalny sposób witaj się z przełożonymi czy osobami, których nie znasz osobiście. Na miejscu będzie “Szanowna Pani Prezes”, “Szanowny Panie Dyrektorze”.

Do osób, z którymi jesteś w bliższej relacji, wystarczy że napiszesz “Cześć” lub “Dzień dobry”. Możesz też dodać imię, np. “Cześć, Basiu”. “Szanowny Panie Łukaszu” w grę jednak nie wchodzi – w oficjalnej relacji zwracanie się po imieniu jest dużym nietaktem.

Unikaj też przywitania słowem “Witam” – zakłada ono nadrzędność osoby, która wypowiada te słowa. W ten sposób możesz witać gości w swoim domu, ale niestety nie odbiorców Twojej korespondencji 🙂

Pierwsze zdanie

Przede wszystkim pamiętaj o tym, że mejl (o ile nie jest to np. forma newslettera), powinien być krótki. Nie rozpisuj się zatem, a przekaż najważniejszą informację w pierwszym zdaniu – ono jest kwintesencją Twojej wiadomości!

Niech będzie mocne, konkretne, określające cel mejla. Możesz w nim wypunktować tematy, które będziesz poruszać, albo zadać pytanie, a w dalszej części je rozwinąć. Ważne, aby odbiorca z tego zdania wywnioskował od razu, jaki jest cel Twojej wiadomości.

Pamiętaj również o tym, że jeżeli przywitanie zakończyłeś_łaś przecinkiem, pierwsze zdanie zacznij od małej litery. Jeżeli wykrzyknikiem, możesz je zacząć z wielkiej.

Treść

Nie rozpisuj się – pisz konkretami, zaproponuj rekomendacje rozwiązania problemu. Możesz w mejlach stosować śródtytuły, możesz je dzielić na akapity, możesz punktować i wymieniać od myślników. Super, jeśli treść sformatujesz – wpuścisz światło, dodasz grafikę czy wykres. Taki layout spowoduje, że Twoja wiadomość stanie się bardziej przejrzysta i czytelna.

Skorzystaj ze wskazówek z artykułu “6 zasad prostego języka” – są to uniwersalne zasady, które możesz wykorzystać również podczas pisania mejla.

Pożegnanie

Pożegnaj się ze swoim odbiorcą z szacunkiem – bardziej oficjalnie, jeśli tego wymaga odbiorca, lub mniej. Nie umieszczaj pożegnania w stopce, ponieważ jest ono samodzielną wypowiedzią, a nie częścią stopki. Nie stawiaj też przecinka po pożegnaniu.

Zasada jest taka, że im więcej słów w pożegnaniu, tym jest ono grzeczniejsze i bardziej oficjalne. A zatem “Łączę wyrazy szacunku” czy “Proszę przyjąć wyrazy szacunku” będzie lepsze, gdy żegnasz się z prezesem zarządu, a “Z pozdrowieniami”, gdy z kolegą. Nie pisz przaśnego “Pozdrawiam” – inne przykłady eleganckich pożegnań to np. “Do zobaczenia”, “Miłego dnia” czy “Łączę pozdrowienia”.

Stopka

W stopce umieść wszystkie te dane, które znalazłyby się na Twojej wizytówce – imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, (opcjonalnie nazwa firmy, jej adres i strona www – jeżeli piszesz z adresu firmowego). Swoje stanowisko zapisz z małej litery (wymaga tego skromność nadawcy) i nie stawiaj po nim przecinka.

W stopce możesz też umieścić odnośniki do swoich social mediów, Twoje zdjęcie, logo marki, CTA, hasło reklamowe lub motto. Tu opcji jest naprawdę sporo i możesz zaszaleć 🙂

Write A Comment