Wszystko zaczęło się od spotkania z dr Tomaszem Piekotem. Jego wykład na temat prostego języka i tego, jak ważny jest w dzisiejszej kulturze urzędniczej, całkowicie zmienił moje myślenie o naszym najważniejszym narzędziu komunikacyjnym.

Spotkanie z dr Piekotem uświadomiło mi, jak ogromny wpływ na odbiór treści ma sposób ich komunikacji. W zależności od tego, jakich używamy konstrukcji gramatycznych, jakich słów, jakiego tonu – wydźwięk naszych wypowiedzi może być diametralnie różny.

“Prosty język to standard pisania, który sprawia, że nikt nie traci czasu, pieniędzy i pewności siebie”– mówi dr Piekot. Jeżeli chcemy budować relacje z czytelnikami, nasz “język powinien być prosty jak rosół – klarowny, czysty i bez szumowin”. Ta metoda pisania niesie ze sobą ogromną wartość dla odbiorcy, ponieważ w ten sposób:

  • okazujemy czytelnikowi szacunek,
  • wzbudzamy jego zaufanie,
  • oszczędzamy jego czas,
  • nawiązujemy z nim relację.

Taki rodzaj komunikacji wymaga jednak od nas wysiłku i zaangażowania. A także wyzbycia się ograniczających nawyków, które zdążyły zasiać w nas spore spustoszenie.

To prostego języka trzeba się uczyć?

Pierwsza styczność z prostym językiem jest jak podmuch wiosennego wiatru – świeży, oczyszczający i przynoszący nadzieję. Po pewnym czasie wiatr ten jednak nabiera na sile, zaczyna padać deszcz i robi się mniej przyjemnie. Trzeba bowiem zacząć pracować nad zmianą nawyków. A to bywa naprawdę trudne.

Każdy z nas w podobny sposób uczył się pisać – w szkole w cenie były zdania wielokrotnie złożone, naszpikowane imiesłowami i rzeczownikami odczasownikowymi. Później było tylko gorzej – praca w urzędzie lub korporacji i narzucone tam standardy pisania spowodowały, że wpadliśmy po uszy w bagienko pełne “urzędzymów”, “korpomowy” i “bufoniady”.

Taki styl pisania tak bardzo wszedł nam w krew, że przestaliśmy na niego zwracać uwagę. Wystarczy jednak, że nauczymy się wychwytywać powszechne błędy językowe, a nasz styl może błyskawicznie się poprawić – stanie się prostszy i łatwiejszy w odbiorze.

Ćwiczyć możemy codziennie – na przykład przeglądając naszą skrzynkę mejlową. Ileż to razy wpadły nam na nią mejle tak złe, że czytanie ich przyprawiało o ból zębów.

My jednak nie dość, że nie zwróciliśmy na nie uwagi, to w odpowiedzi często te błędy powielaliśmy. A wystarczyłoby, abyśmy wzbudzili w sobie świadomość przyjmowanego bełkotu i postanowili z nim trochę powalczyć. Spójrz na poniższego mejla.

Wiadomość od kolegi z pracy:

“Drodzy Państwo,

informujemy, iż zaplanowano w dniu jutrzejszym spotkanie z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie nowego systemu. Wobec powyższego proszę o zwrotną informację i potwierdzenie, czy będziecie Państwo w nim uczestniczyć.

Pozdrawiam, Jan Kowalski”

Drogi czyli jaki?

Ile w tym krótkim mejlu widzisz błędów językowych? Dwa, pięć?

Zaraz się przekonasz.

Zacznijmy od przywitania “Drodzy Państwo”. Początek wiadomości świadczy o kulturze nadawcy. Jeżeli nazywasz kogoś “drogim”, oznacza to tyle, że musiał cię sporo kosztować – pieniędzy lub nerwów. Najbezpieczniej pisać “Szanowni Państwo”, lub – jeśli znamy płeć odbiorcy – “Szanowny Panie/Szanowna Pani'”. Jeśli jesteśmy na bliższym stopniu znajomości, możemy użyć zwrotu “Dzień dobry”, “Cześć” lub “Witaj, Moniko” (nie mylić z “Witam”).

Kolejnym błędem jest zwrot “informujemy, iż”. To właściwie dwa błędy w jednym . Pierwszy jest mówieniem o mówieniu – informując kogoś o czymś nie musimy pisać, że go informujemy… Trochę więcej wiary w ludzi 🙂 Drugi człon jest jeszcze gorszy – “iż” to zaimek, który w tekście powinien pojawiać się jak najrzadziej. W mowie zazwyczaj stosujemy “że” – dlaczego więc “iżujemy” w tekstach?

W mejlu pojawia się też słowo “zaplanowano”. Ponieważ nie wskazujemy osoby, która te spotkanie zaplanowała, nie wiemy, kto to zrobił. Strona bierna odczłowiecza wypowiedź. Unikajmy jej!

Wobec powyższego postanawiano jak niżej

Zastosowany w mejlu “dzień jutrzejszy” to masło maślane. Jutro jest dniem, nie ma potrzeby o tym pisać.

Jeśli czytamy tekst, robimy to zazwyczaj z góry na dół. Kiedy w tekście pojawia się komunikat “wobec powyższego”, nasze oczy muszą wrócić w górę tekstu i znaleźć te “powyższe”. To według dr Piekota doprowadza do tzw. “zawału gałek ocznych”. Inaczej sprawa się ma ze zwrotem “poniżej”. “Poniżej znajdzie Pan numer naszego rachunku bankowego, na który prosimy wpłacić zaległość” jest sformułowaniem jak najbardziej poprawnym. O ile numer rachunku nie znajduje się 6 stron dalej.

Jeżeli to tylko możliwe, piszmy bezpośrednio do odbiorcy. W sformułowaniu “proszę o potwierdzenie” brakuje osoby, która ma wykonać tę czynność. Czytelnik nie czuje, że polecenie jest skierowane właśnie do niego. Takim bezosobowym traktowaniem odbiorcy nie okazujemy mu szacunku. Nie bójmy się wywoływać naszego czytelnika do tablicy -“Proszę, aby potwierdziła Pani nasze spotkanie” brzmi dużo lepiej.

Kolejny zwrot, na który chciałabym zwrócić twoją uwagę to “będziecie Państwo”. Brakuje w nim spójności. Piszmy albo “będą Państwo” albo “wy będziecie”. Zdecyduj się na jedną formę i konsekwentnie się jej trzymaj.

I na zakończenie moje ulubione “pozdrawiam,”. Zasada jest prosta – im więcej słów użyjemy w pożegnaniu, tym okażemy odbiorcy większy szacunek. Dlatego “z wyrazami szacunku” jest lepsze od “z poważaniem”. Jeśli pismo jest mniej formalne, wystarczy “miłego dnia” lub “z pozdrowieniami”. Jest jeszcze jeden element w tym zwrocie, który koli w oczy – to przecinek. Nie stawiajmy go po formułach pożegnalnych. To błąd.

Czym jest więc język trzech pach?

Analizując w ten sposób mejle szybko dojdziesz do wprawy i przestaniesz je powielać. Zaczniesz wyrzucać ze swoich komunikatów bufoniady, spychacze informacji i stronę bierną. Zaczniesz pisać językiem “trzech pach”, czyli trzech słów, trzech kroków – pach, pach, pach i już. W tym rytmicznym takcie będziesz zawierać główne przesłanie, które chcesz, aby twój odbiorca zauważył i zapamiętał.

Pisz językiem trzech pach

Język “trzech pach” bowiem to język prosty i efektywny, który przekazuje tylko główne myśli. To język pozbawiony szumowin i bełkotu, a pełen wigoru i dynamiki. To język, który skupia się na potrzebach drugiego człowieka – szanuje jego czas, jest do niego dostosowany. To w końcu narzędzie, które ma służyć komunikacji, a nie fasada, za którą stoi ego piszącego.

Prostota języka “trzech pach” cechuje się mocą – szybki, treściwy przekaz ma większą siłę niż długi i rozwlekły bełkot. Jest oszczędny, przyjazny, ale i pełen elegancji. Pisząc prosto nie zapominajmy bowiem o elegancji – bez niej nasze słowa mogą mieć prostacki wydźwięk. Dlatego pisanie prostym językiem wcale nie jest łatwym zadaniem.

I w końcu – prostota języka zapobiega wykluczeniu. Dzięki niej nikt nie czuje się “głupszy” wypełniając formularz w urzędzie czy zapoznając się z rachunkiem lub odpowiedzią na reklamację. Osoby starsze, słabiej wykształcone, z pewnymi dysfunkcjami, również zasługują na nasz szacunek! Powiem więcej – to z myślą o nich powinniśmy konstruować nasze pisma i komunikaty.

Pisz prosto – czyli jak?

Takich sformułowań wystrzegaj się jak ognia:

  • uprzejmie informujemy, iż
  • w odpowiedzi na….
  • warto podkreślić
  • Drodzy Pracownicy
  • w trosce o najwyższą jakość świadczonych usług
  • w związku z powyższym
  • jednocześnie wyjaśniono
  • pragniemy nadmienić
  • w dniu…wysłane zostało pismo….
  • posiadać
  • pragnąć
  • ufać
  • dokonano..
  • mając na uwadze powyższe, postanowiono jak niżej.

O tym pamiętaj:

  • dostosuj treść do odbiorcy – pisz językiem konkretu, unikaj strony biernej i pretensjonalnych konstrukcji językowych;
  • najważniejszą informację umieszczaj na początku pisma. Nie pozwól czytelnikowi zgubić się w gąszczu niepotrzebnych sformułowań;
  • korzystaj z tzw. “modułowej architektury” – dbaj o przejrzystość treści. Stosuj wyliczenia, wypunktowania, boldowania, rozdzielaj tekst na mniejsze akapity, wpuszczaj w nie dużo światła;
  • pamiętaj o sile szybkich fraz – staraj się pisać krótkie zdania, maksymalnie do 20 słów;
  • i nie zapominaj o zasadzie H2H (Human to Human) – pisz jak człowiek do człowieka. Wzmacniaj relacje z odbiorcą – pamiętaj, że po drugiej stronie masz czytelnika z krwi i kości, a nie robota.

Na koniec mam dla ciebie prezent 🙂 Jeżeli chcesz się dowiedzieć, na jakim poziomie mglistości jest twój tekst, możesz to sprawdzić tutaj – logios od zabawy.

Analiza indeksu mglistości języka świadczy o tym, jaką szkołę (podstawową, średnią, a może doktorat?) czytelnik musi ukończyć, aby zrozumieć twoje pismo. Dodatkowo aplikacja bada różne parametry języka, jakim się posługujesz – czy nie jest zbyt trudny lub formalny, czy nie stosujesz za dużo strony biernej itp. To naprawdę świetne narzędzie!

Upraszczaj więc i baw się dobrze!

Write A Comment